Changer de gestionnaire en cours de bail : préavis du mandat, sort du bail et du dépôt de garantie

Changer de gestionnaire n'oblige ni à attendre la fin du bail, ni à prévenir son locataire à l'avance. Tout se joue dans le mandat de gestion, un contrat distinct du bail, qui comporte une date d'échéance et un préavis de résiliation, le plus souvent de trois mois.

Le bail, lui, ne bouge pas : il est conclu entre vous et votre locataire, pas avec l'agence. Le point à surveiller est le transfert du dossier, en particulier le dépôt de garantie détenu par l'ancien gestionnaire.

Beaucoup de propriétaires renoncent à changer de gestionnaire parce qu'ils croient devoir attendre le départ de leur locataire. C'est une confusion entre deux contrats qui n'ont rien à voir.

Le bail vous lie à votre locataire. Le mandat de gestion vous lie à votre agence. Le second peut prendre fin sans que le premier ne bouge d'une ligne, et c'est précisément ce qui se passe lors d'un changement de gestionnaire : le locataire reste, le bail continue, seul l'interlocuteur change.

Reste à s'y prendre correctement. Voici ce que dit votre mandat, comment le résilier, et ce qu'il faut récupérer.

Ce que votre mandat de gestion contient obligatoirement

Un mandat de gestion n'est pas un contrat libre. La loi qui encadre les professionnels de l'immobilier, dite loi Hoguet, impose plusieurs mentions, dont la plus importante pour vous : le mandat doit être limité dans le temps et comporter une date limite de validité. Un mandat sans terme n'est pas conforme.

Sortez votre exemplaire et cherchez quatre informations, dans cet ordre :

• La date de signature, qui fait courir tout le reste
• La durée initiale, le plus souvent un an
• La clause de reconduction, qui indique si le mandat se prolonge automatiquement et pour quelle durée
• Le délai de préavis à respecter pour ne pas le reconduire, en général trois mois avant l'échéance

Si vous ne retrouvez pas votre exemplaire, demandez-le à votre gestionnaire : il est tenu de vous en fournir une copie.

La reconduction tacite : l'information que l'agence doit vous envoyer

C'est le point que presque personne ne connaît, et il change tout pour qui a laissé passer une échéance.

Quand un contrat se reconduit automatiquement d'année en année, le professionnel a l'obligation d'informer son client, par écrit, qu'il peut s'y opposer.

Cette information doit arriver au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la date limite de résiliation. Depuis la loi du 17 mars 2014 elle doit être individualisée, rédigée en termes clairs, et faire apparaître la date limite dans un encadré visible.

Lorsque cette information n'a pas été envoyée, la résiliation devient possible à tout moment, sans attendre l'échéance suivante. La résiliation prend alors effet au jour où vous l'exercez, elle ne remonte pas à la date de reconduction.

Deux précisions honnêtes sur ce point : d'abord, cette protection bénéficie aux consommateurs et aux non-professionnels, et la qualification d'un bailleur particulier peut se discuter selon les situations.

Ensuite, tout dépend de la rédaction exacte de votre mandat. Avant de vous appuyer dessus, faites-le vérifier. Votre agence départementale d'information sur le logement, l'ADIL, renseigne gratuitement, et un professionnel de la gestion sait lire un mandat en quelques minutes.

Comment résilier, dans les formes

Trois règles simples, et une erreur classique :

• La forme : une lettre recommandée avec accusé de réception. Le mandat peut prévoir d'autres modalités, mais le recommandé reste la seule preuve incontestable de la date d'envoi, et c'est cette date qui compte.

• Le délai : comptez à rebours depuis la date d'échéance de votre mandat, en appliquant le préavis qu'il prévoit. Un mandat annuel signé le 15 mars avec trois mois de préavis doit être dénoncé avant le 15 décembre.

• Le contenu : rappelez les références du mandat, l'adresse du bien concerné, et demandez explicitement la restitution des documents et des fonds. C'est cette demande écrite qui vous servira si la transmission traîne.

L'erreur classique : attendre d'avoir trouvé un nouveau gestionnaire pour envoyer la lettre.

Le préavis court à partir de l'envoi, pas à partir du moment où vous êtes prêt. Envoyez d'abord, choisissez ensuite, vous avez le temps du préavis pour cela.

Votre bail et votre locataire ne changent pas

Le bail est conclu entre le propriétaire et le locataire. L'agence n'en est pas partie, elle agit en votre nom.

Conséquence : un changement de gestionnaire ne modifie ni la durée du bail, ni le montant du loyer, ni la date de la révision annuelle, ni les droits et obligations de chacun.

Aucun nouveau bail n'est à signer, aucun avenant n'est nécessaire, et le locataire ne peut pas s'y opposer. Il n'a pas non plus à être prévenu à l'avance.

Ce qu'il doit recevoir, une fois le changement effectif, tient en trois informations : les coordonnées de son nouvel interlocuteur, les nouvelles modalités de paiement du loyer, et l'adresse à laquelle signaler un incident. Ce courrier est en général envoyé par le nouveau gestionnaire.

Un point de vigilance concret : si votre locataire paie par prélèvement automatique, le mandat de prélèvement doit être refait. C'est la cause la plus fréquente d'un loyer qui semble impayé le mois du changement, alors que le locataire est parfaitement de bonne foi. Ce que l'ancien gestionnaire doit vous restituer

À la fin du mandat, l'agence sortante doit rendre compte de sa gestion et restituer ce qu'elle détient pour votre compte.

Vérifiez que rien ne manque :

• Le dépôt de garantie versé par le locataire que l'agence conserve pour vous. C'est le poste le plus souvent oublié, et le plus délicat à récupérer après coup
• Le bail et ses annexes, dont le dossier de diagnostic technique
• Les états des lieux d'entrée, indispensables le jour de la sortie du locataire
• Le dossier du locataire et ses justificatifs
• Le dernier compte rendu de gestion et le solde du compte, arrêté à la date de fin du mandat
• Les quittances et l'historique des paiements, utiles en cas de litige ultérieur
• Les dossiers de sinistres ou de travaux en cours

Les deux documents sur lesquels il ne faut rien lâcher sont le dépôt de garantie et l'état des lieux d'entrée. Sans le second, vous ne pourrez comparer l'état du logement à la sortie, et aucune retenue ne sera justifiable.

À quel moment de l'année vaut-il mieux changer de gestionnaire ?

Le meilleur moment est celui où votre mandat le permet, et il se prépare en amont. Deux repères utiles :

• Évitez de faire coïncider le changement avec la révision annuelle du loyer. Entre deux gestionnaires, une révision est vite oubliée, et elle ne se rattrape que dans la limite d'un an
• Anticipez un départ de locataire. Si un congé est en cours, le nouveau gestionnaire doit disposer de l'état des lieux d'entrée avant la sortie, sans quoi la restitution du dépôt de garantie se fera à l'aveugle

En dehors de ces deux cas, il n'existe pas de mauvaise période : un mandat de gestion se résilie à son échéance quelle que soit la saison, et le locataire n'en subit aucune conséquence.

Comment iBox reprend un dossier

Nous commençons par lire votre mandat actuel et vous dire, par écrit, à quelle date vous pouvez le dénoncer et quel préavis s'applique. Cette lecture est gratuite et ne vous engage à rien : si l'échéance est lointaine, autant le savoir tout de suite.

Nous préparons ensuite le courrier de résiliation, nous réclamons le dossier complet à votre ancien gestionnaire, et nous vérifions pièce par pièce ce qui a été transmis, dépôt de garantie et état des lieux d'entrée en tête. Votre locataire reçoit une information claire, et le mandat de prélèvement est refait avant la première échéance pour éviter tout incident de paiement.

Le détail de cet accompagnement est sur notre page changer de gestionnaire, et un gestionnaire répond à vos questions 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.